Державні нотаріальні архіви
Діяльність державних нотаріальних архівів регулюється
Положенням про державний нотаріальний архів [18]. Згідно із ст. 23 Закону
державні нотаріальні архіви створюються в обласних центрах, містах Києві,
Севастополі та Сімферополі для тимчасового (до 75 років) централізованого
зберігання нотаріальних документів, передавання їх у відповідний державний
архів, подання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у
вдосконаленні роботи з документами.
Державний
нотаріальний архів є юридичною особою, що має печатку
із зображенням Державного герба
України і своїм найменуванням. Державний нотаріальний архів очолює завідуючий,
якого призначає на посаду і звільняє з неї управління юстиції. Державні
нотаріальні архіви є складовою Національного архівного фонду України.
Основні завдання державного нотаріального архіву:
• комплектування документами, склад яких передбачений
Положенням [18];
• забезпечення збереження та використання документів, що
знаходяться на зберіганні;
• підготовка та своєчасне передавання документів на
зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог
головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.
Державний
нотаріальний архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі
основні функції:
• складає графіки приймання документів від
фондоутворювачів;
• згідно з цими графіками приймає документи не пізніше
двох років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у
фондоутворю-вачів;
• забезпечує збереження документів;
• здійснює експертизу цінності документів, що
розміщуються в архіві;
• здійснює контроль за збереженням документів у
фондоутворю-вачів, подає їм методичну та практичну допомогу щодо впорядкування
документів і підготовки їх до здачі в архів;
• видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з
документів, які зберігаються в архіві, з додержанням вимог ст. 8 Закону;
• веде облік документів, переданих за запитами органів,
згідно із Законом;
• реєструє заповіти, що прирівнюються до нотаріально
посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.
Державний
нотаріальний архів з метою виконання покладених на нього завдань має право:
• вимагати від завідуючих державними нотаріальними
конторами, приватних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів
відповідних рад народних депутатів додержуватись правил роботи з архівними
документами, здійснювати контроль за їх збереженням та використанням;
• давати нотаріусам рекомендації з питань, що входять до
компетенції архіву;
• перевіряти стан зберігання нотаріальних документів;
•
у разі
потреби залучати до перевірки документів працівників органів нотаріату як
експертів і консультантів;
•
інформувати
Міністерство юстиції України про стан архівної роботи та вносити пропозиції
щодо її вдосконалення.
Фондоутворювачами
архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи
виконавчих комітетів відповідних місцевих рад і посадові особи, які посвідчують
заповіти та доручення, що прирівнюються до нотаріально посвідчених.
| 
