Нотаріальне
діловодство
Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення
нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України
від 03.02.94 № 45. Ці
правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок
ведення нотаріального діловодства та оформлення службових документів. Мова
нотаріального діловодства визначається ст. 20 Закону УРСР "Про мови в Українській РСР" від
28.10.89. Якщо
особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальних дій, не знає мови, якою
ведеться діловодство, тексти оформлених документів повинен перекласти нотаріус
або перекладач.
Відповідальність
за правильну організацію і ведення діловодства покладається на завідуючих
нотаріальною державною конторою та нотаріальним державним архівом, на
приватного нотаріуса.
Нотаріальне
діловодство охоплює ведення документування управлінської діяльності установ
державного нотаріату; приймання, розгляд і реєстрацію кореспонденції;
складання і оформлення службових документів; контроль за виконанням документів,
складанням номенклатури і формуванням справ.
Згідно з Положенням про постачання, зберігання, облік
та звітність витрачання бланків нотаріальних документів [22] запроваджено спеціальні
бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою
документального забезпечення нотаріальної діяльності. Ці бланки використовують
тільки нотаріуси і тільки для виготовлення нотаріальних документів. Бланки
призначені для зручності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також
з метою запобігання їх підробки. На спеціальних бланках виготовляються усі примірники
нотаріальних документів, за виключенням примірника, який залишається у справах
державної нотаріальної контори чи у приватного нотаріуса. На цьому примірнику нотаріус зазначає серію
і номер використаного для вчинення нотаріальної дії спеціального бланку. Серію
і номер використаного бланку нотаріус зазначає в реєстрі реєстрації
нотаріальних дій.
Усі вчинені нотаріальні дії нотаріус реєструє в
реєстрі нотаріальних дій. Форми реєстрів для запису нотаріальних дій
затверджено наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5.
Розрізняють два види нотаріальних реєстрів: для
реєстрації нотаріальних дій (форма 1) і реєстрації заборони відчуження жилих
будинків, квартир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, а також
арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими органами
(форма 2).
Кожний нотаріус веде окремий реєстр. У державній
нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюють індекси,
що збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі на
нотаріальних документах позначається номер (наприклад, № 1-1, № 2-1), де перша
цифра означає номер реєстру, а друга — порядковий номер запису в реєстрі.
Кожній нотаріальній дії присвоюють окремий порядковий
номер. Цей номер позначають і на нотаріальних документах або в посвідчу-вальних
написах.
Запис у
реєстрі повинен відображати порядковий номер від початку
року, бо такий запис у
хронологічному порядку виключає можливість зловживання, зокрема здійснення
нотаріальної дії заднім числом. Далі вказуються дата вчинення нотаріальної дії,
прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання осіб, для яких вчиняється
нотаріальна дія, і документ, що посвідчує особу, яка звернулася за вчиненням
нотаріальної дії. Потім наводяться зміст нотаріальної дії, дані про стягнення
державного мита або розмір плати за вчинену нотаріальну дію і підпис особи про
одержання нотаріально оформленого документа. Запис нотаріальної дії здійснюють тільки після того,
як посвідчу-вальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом,
буде ним підписаний.
З метою
додержання таємниці нотаріальних дій згідно із ст. 8 Закону
нотаріуси можуть видавати виписки
з реєстрів лише за письмовою заявою громадян чи організацій, щодо яких
вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, арбітражного суду,
прокуратури, органів слідства й дізнання у зв'язку зі справами, що знаходяться
в їх провадженні. Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються
лише після смерті заповідача.
Реєстри
мають бути прошнуровані, їх аркуші — пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі
повинна бути завірена підписом посадової особи, уповноваженої на те
начальником відповідного управління юстиції. Підпис посадової особи
скріплюється гербовою печаткою управління юстиції.
|